As tarefas necessárias para a gestão de um projeto não precisam ser uma dificuldade para líderes e membros de equipes. Afinal, já existem ferramentas de gerenciamento de projetos que auxiliam na organização de atividades e facilitam a comunicação entre os colaboradores.
O uso dessas ferramentas de gerenciamento de projetos ajuda a minimizar os riscos de fracasso da iniciativa. Com eles, é possível prevenir gastos com custos imprevistos, além de evitar atrasos no cronograma que acabam tendo efeitos sobre toda a equipe. Tudo isso pode contribuir para que o objetivo central não seja alcançado.
Como forma de ajudar seu progresso, este texto aborda um pouco mais do que é preciso saber para conhecer as principais ferramentas de gerenciamento de projetos do mercado. Além disso, consumindo o conteúdo, você será capaz de entender um pouco mais sobre seus pontos fortes no processo de gerenciamento de projetos.
Continue acompanhando este artigo para obter as informações. Boa leitura!
O que são ferramentas de gerenciamento de projetos?
Para entender melhor o conceito de um software de gerenciamento de projetos, convém entender como projetos maiores são conduzidos. Geralmente são muitas etapas necessárias, com a execução de cada uma ocorrendo de acordo com uma série de condições. Também é preciso controlar o tempo de duração de cada uma dessas fases, além de fazer um bom gerenciamento de todos os recursos envolvidos no projeto.
Fazer tudo isso sem o auxílio de uma ferramenta seria difícil, até mesmo impossível. É nesse cenário que surgem os sistemas de apoio. Eles são feitos especialmente para atender essa demanda, de forma que a condução dos projetos pelos gestores se dê da forma desejada. Além disso, também existe a facilidade de dividir o conteúdo com todos os participantes, e isso contribui para o sucesso da empreitada.
Quais são os aspectos a considerar na escolha de uma Ferramentas de Gerenciamento de Projetos?
Alguns aspectos são essenciais no momento de escolher uma ferramenta de gerenciamento. Dentre os principais, podemos citar a lista de tarefas que serve para atribuir atividades. Também deve-se ter à disposição um cronograma, que indicará os prazos estabelecidos.
O compartilhamento de arquivos precisa estar presente, pois reduz o tempo na busca por alguma informação. Não menos importante, funções de comunicação entre os participantes devem existir, pois é um processo crítico na condução de projetos. Por fim, ajudará se a opção de geração de relatórios estiver disponível.
Quais são as 10 principais ferramentas de gerenciamento de projetos?
Existe uma grande oferta de ferramentas para gerenciar projetos no mercado. A seguir, listamos as principais para que você possa analisar aquela que melhor atende seus interesses. Acompanhe.
1. Microsoft Project (Ferramentas de Gerenciamento de Projetos)
O aplicativo Microsoft Project é provavelmente um dos softwares para gerenciamento de projetos mais antigos, difundidos e usados para conduzir projetos tradicionais.
A ideia básica desse software é tornar o gerenciamento mais fácil de ser feito. Dessa maneira, ele apresenta a proposta de que qualquer pessoa pode chefiar um projeto, já que esse instrumento tem uma abordagem intuitiva e descomplicada.
Em nome dessa simplicidade proposta, o Microsoft Project se propõe a facilitar tanto o planejamento quanto o desenvolvimento de projetos. Além disso, ele possui flexibilidade de optar por métodos que melhor atendam às necessidades da companhia.
Ao longo do tempo, foram criadas versões em nuvem do MS Project que permitem aos membros da equipe contribuírem com a evolução do projeto mesmo à distância. Dessa maneira, é proporcionado ao time a chance de atualizar o trabalho de forma simultânea, fazendo acesso remoto.
Além do mais, o Project Online também oferece a possibilidade de integração com o Microsoft Teams. Isso facilita a comunicação entre os envolvidos, permitindo a realização de reuniões online, o compartilhamento de arquivos, o arquivamento de conversas, etc.
Outro ponto de destaque no Microsoft Project é a possibilidade de utilizar o Power BI para criar dashboards e relatórios personalizados. Assim, além de você ter uma visão abrangente dos detalhes do projeto, poderá fazer uso dos dados para ter uma tomada de decisões consistente e consciente, que condiz muito mais com os objetivos de uma organização.
2. Jira
Desenvolvido pela Atlassian, o Jira é um dos softwares mais utilizados para o desenvolvimento ágil de projetos. O software garante uma ótima visibilidade das atividades do projeto, além de respeitar o fluxo de trabalho da equipe e permitir integrá-lo com as ferramentas já disponíveis de antemão.
Com o Jira, é bastante fácil e intuitivo criar quadros Kanban e Scrum, por exemplo. Isso promove tanto a colaboração quanto uma visão completa do projeto, permitindo que todos os membros tenham uma melhor percepção de tudo que está acontecendo.
Ao usar o Jira também é possível criar relatórios ágeis, permitindo que toda a equipe tenha acesso ao que é realizado em cada sprint. Além disso, o Jira proporciona a facilidade na criação e compartilhamento de roteiros que se adéquem ao trabalho que é realizado no momento.
3. Trello
Também desenvolvido pela Atlassian, o Trello traz um conceito interessante para a execução do projeto. Ele tem a proposta de propiciar a organização com maior cooperação e produtividade, além de proporcionar uma gestão de projeto mais flexível, satisfatória e até mesmo jocosa.
Nele, as informações ficam disponíveis em uma consulta e concede a oportunidade de trabalhar com qualquer tipo de projeto. Ele também possibilita a sincronização com diversos dispositivos e facilidade de colaboração em qualquer lugar (acesso remoto por meio da nuvem).
O processo é muito simples:
- Crie um quadro (Kanban) para o projeto e convide o time;
- Crie as etapas do fluxo de trabalho;
- Crie cartões para as tarefas ou informações a serem organizadas;
- Arraste os cartões entre as etapas, atualizando seu status.
Outro ponto no Trello que vale a pena mencionar é a automação do fluxo de trabalho, no qual se propõe a eliminar as tarefas monótonas existentes em um empreendimento. Além do mais, o programa viabiliza a integração com outros aplicativos, e existem os Power-Ups, que são apps que permitem estender o Trello, adicionando novas formas de visualização e integrações, por exemplo. É possível baixar power-ups do Marketplace ou construir os seus próprios conforme a necessidade do projeto que está sendo conduzido.
4. Microsoft Planner
Essa é outra ferramenta desenvolvida e ofertada pela Microsoft, mas com uma proposta mais ágil e simples que o MS Project. Essa solução tem o foco na organização do trabalho das equipes.
Assim, o objetivo do Microsoft Planner é eliminar o desalinhamento durante a execução de um projeto. Por isso, ele foi elaborado para ajudar a desenvolver novos planos, estruturar a distribuição e organização das tarefas, facilitar o compartilhamento de documentos e otimizar a comunicação para obter informações do status do andamento dos trabalhos.
Ele possui uma interface clara (quadro Kanban), dando visibilidade e transparência sobre o estado real das tarefas. Também tem a flexibilidade para mover a tarefa de uma coluna para outra quando alterada a sua situação.
O Planner é um aplicativo do Microsoft Office 365 e faz parte das assinaturas empresariais do Office 365. Dessa forma, é uma excelente alternativa ao Trello, principalmente se a empresa já utiliza plataforma Office 365, que permitirá integração entre os softwares da Microsoft.
5. CA Clarity
Contar com o CA Clarity é dispôr de um programa robusto de gerenciamento. Essa ferramenta é um sistema completamente integrado.
Prova disso é que ele atua na gestão do escopo e permite o delineamento de todas as necessidades do projeto, bem como a sua determinação e os resultados esperados. Além disso, permite inspecionar propostas e estimar os custos para o desenvolvimento da iniciativa.
O CA Clarity também age na administração de contratos, facilitação da comunicação entre os membros da equipe, gestão de riscos, controle de qualidade e incorporação dos dados de projetos. Dessa forma, essa ferramenta oferece uma abordagem completa para o gerenciamento de projetos.
O CA Clarity é indicado para grandes empresas que executam projetos complexos e de grande porte.
6. Asana
O Asana é outra ferramenta flexível para projetos ágeis. Ele também auxilia na criação de planos, organização de tarefas e gerenciamento do cronograma do projeto.
Ele também permite a integração de aplicativos já utilizados pela empresa. Outro fator que ajuda a distinguir essa ferramenta é a possibilidade de automação de atividades diárias, dando maior fluidez ao trabalho.
Nele, um diagrama de Gantt pode ser construído rapidamente, dando uma visão geral do andamento de projeto, além de permitir o monitoramento em tempo real sobre o status da iniciativa. Aliás, a gestão das tarefas pode ser realizada com o uso do quadro Kanban, aumentando a produtividade e agilidade nos processos.
7. Monday
A Monday é uma plataforma multifacetada que possibilita o trabalho com variados métodos de gerenciamento de projetos. Assim, ela é um instrumento facilmente adaptável de acordo com o que é proposto e desenvolvido.
Além de facilitar uma visão ampla de todo o empreendimento, essa solução facilita a tomada de decisões com base em dados e permite a avaliação dos resultados em tempo real. Isso sem contar na funcionalidade de compartilhamento de quadros que permite maior envolvimento entre os membros da equipe, assegurando grande eficácia ao projeto.
Simplificando ainda mais o processo, com a Monday existe a chance de elaborar uma única área de trabalho para toda o projeto, facilitando a administração de recursos e etapas.
8. Dynamics 365 Projects Operations (Antigo Dynamics 365 Project Service Automation -PSA)
O Dynamics 365 Project Operations é uma ferramenta completa. Ela é indicada para empresas que executam projetos para terceiros, integrando informações sobre o processo de vendas, planejamento e execução de projetos.
Além disso, também provê o gerenciamento de recursos e fornecedores, faturamento e análise em uma única plataforma, promovendo melhor comunicação entre as partes envolvidas e assegurando eficiência no desenvolvimento da iniciativa.
A Microsoft (desenvolvedora do produto) o apresenta como uma nova geração entre os aplicativos de ERP e CRM, por combinar as funcionalidades de ambos os sistemas para a execução de projetos em uma única plataforma.
Dessa forma, a proposta do Dynamics 365 PSA é acelerar o crescimento dos negócios de maneira inteligente, tornando-o diferente das outras soluções apresentadas.
A Smart também desenvolveu dois add-ons dessa solução para gestão de ponta a ponta dos projetos, que vai da venda até a análise financeira de rentabilidade dos projetos vendidos. Conheça o Smart PO.
9. Bitrix 24
Esse software visa atender a gestão de um negócio por completo, e é por isso que também oferece soluções de CRM e de gerenciamento de projetos. Ele conta com suporte para gráficos de Gantt e de compartilhamento de documentos. É possível até mesmo criar sites e automatizar o envio de e-mails, provando que seu objetivo é atender companhias de modo tão completo quanto possível.
10. Gantt Projetc
O sistema é disponibilizado como software livre, sendo indicado para empresas que não queiram ter altos custos com a ferramenta. Até mesmo por isso, sua finalidade é atender pequenas e médias empresas, principalmente na função de monitorar as curvas de Gantt. Vale ressaltar que seu funcionamento só se dá in loco, não sendo possível fazer seu acesso por meio da nuvem.
11. Artia
O Artia é uma plataforma é online, o que significa que pode ser implementada em poucas horas de forma descomplicada. Com esse software, é possível obter relatórios de desempenho, montar cronograma de projetos, fazer controle financeiro, gerenciar o apontamento de horas dos colaboradores e visualizar as atividades em um painel kanban, de forma intuitiva.
Além disso, o Artia também possui como diferencial a ferramenta de técnica pomodoro. Essa metodologia é uma das melhores maneiras de aumentar a produtividade das equipes, pois divide o trabalho em pequenos blocos de 25 minutos, com intervalos de 5 minutos.
Ao todo, a plataforma possui mais de 50 funcionalidades e disponibiliza uma versão gratuita, com limite de participantes e armazenamento. Porém suas versões pagas são ideais para atender as necessidades de empresas de diferentes portes.
Conclusão – Ferramentas de Gerenciamento de Projetos
Por fim, vale destacar que a melhor escolha entre as ferramentas de gerenciamento de projetos é aquela na qual o sistema melhor se adéqua às necessidades de gestão e à cultura da empresa. Afinal, o principal objetivo é o sucesso dos projetos realizados e a escolha do software é crucial para alcançá-lo. Equilibrando as funcionalidades oferecidas com as necessidades existentes, é possível alcançar ótimos resultados e promover o sucesso ao time que conduz determinado projeto em uma organização.
Gostou do conteúdo? Então, entre em contato e conheça as soluções fornecidas por nós para melhorar o gerenciamento de projetos em sua empresa!