Hoje discute-se tanto sobre novos modelos de empresas - com estruturas menos rígidas e mais participativas na tomada de decisão - que falar em organograma dá a impressão de irmos contra toda essa inovação no modus operandi empresarial. Mas como disse certa vez o filósofo: uma coisa é uma coisa e outra coisa é outra coisa. Show
Imagine uma festa com garçons, seguranças, DJs e cozinheiros sem entenderem o que têm que fazer. Ou, sem alguém que os liderem e diga onde e como devem trabalhar. Já pensou na bagunça e no tumulto na hora da festa se o segurança não sabe quem tem a entrada liberada, ou se o garçom não sabe o que pode servir? Em qualquer empresa é assim. Antes de ela começar a funcionar, os papéis que cumprirão com o planejamento estratégico precisam ser bem definidos em uma estrutura coerente com os objetivos traçados. Além disto, os tipos de estrutura organizacional escolhidos vão impactar diretamente na formação e manutenção da Cultura Organizacional. Por esse motivo, preparamos um artigo para auxiliá-lo a entender sobre Estrutura Organizacional e a avaliar se a estrutura da sua empresa está adequada ao seu formato de negócio. Sem tempo para ler agora?Faça o download do arquivo em PDF(e aproveite para enviar à seus colegas) O que é Estrutura Organizacional?Antes de tudo, um negócio é feito por pessoas, certo? A maneira como essas pessoas estão alocadas dentro da empresa, com divisão de setores, cargos e tarefas, é chamada de Estrutura Organizacional. Indo um pouco mais além, a estrutura organizacional trabalha com níveis hierárquicos e determina a relação entre líderes e seus liderados. Graças à estrutura organizacional é possível ter uma visão mais ampla sobre como os recursos estão distribuídos pelas áreas e como a empresa caminha para atingir objetivos estratégicos. Sem tempo para ler agora?Faça o download do arquivo em PDF(e aproveite para enviar à seus colegas)Como a Estrutura Organizacional influencia a eficiência de uma empresa?Este é o primeiro ponto a observar quando tratamos de Estrutura Organizacional: ela identifica claramente as tarefas necessárias, organiza funções e determina responsabilidades. Afinal, uma empresa eficiente conta com pessoas que sabem quais são seus papéis dentro da organização. Com uma estrutura organizacional bem estabelecida, é possível traçar medidas de desempenho por colaborador que sejam compatíveis com os objetivos da área e da empresa. Falando em colaboradores, a estrutura permite trabalhar com a questão motivacional e com a integração entre os funcionários. Uma boa Estrutura Organizacional reflete também na produtividade e na excelência da gestão empresarial. Com a estrutura adequada é possível desenvolver e gerenciar melhor os indicadores de desempenho, controlar estoques, coletar e analisar diferentes dados, além de verificar em quais áreas há excesso/escassez de recursos e qual está gastando mais. Tudo isso permite à alta gerência e ao departamento de Recursos Humanos tomar as ações necessárias. Já a equipe Administrativa consegue ter um panorama mais amplo para fazer projeções orçamentárias de forma correta. Percebe como a Estrutura Organizacional auxilia na melhoria contínua dos resultados? E já que você entendeu que ela tem influência direta no desempenho da empresa vamos analisar os principais tipos de estrutura existentes. A Estrutura Organizacional mostra a relação entre empregados e seus líderes, bem como as responsabilidades de todos os recursos da empresa. Primeiro, quando falamos em estrutura de uma organização pensamos em:
Em uma organização vertical, o CEO encontra-se no topo e, abaixo dele, estão as divisões com os respectivos diretores. Ou seja, a escada desce até chegar aos departamentos mais baixos. Na verticalização, a relação líderes e liderados é bem definida. Neste caso, as decisões são tomadas em níveis hierárquicos. Por ter uma estrutura mais rígida, a comunicação tende a ser mais lenta. Já em uma organização horizontal as pessoas são agrupadas com base em conhecimentos similares. Assim, há também a maior propagação do conhecimento entre as pessoas de uma mesma área. Por outro lado, enquanto a comunicação entre membros de um setor melhora, à medida que a empresa cresce a comunicação entre os departamentos fica enfraquecida. Ainda falando sobre tipos de estrutura organizacional, podemos mencionar: Estrutura FuncionalA estrutura mais indicada para pequenas empresas, tem como “dono” o pai da Teoria Clássica da Administração, Henri Fayol. Na estrutura funcional os recursos estão organizados em departamentos. Por exemplo: administrativo, contábil, marketing, desenvolvimento, produção, etc. Os recursos alocados em cada departamento respondem a um único chefe. Além disso, cada área tem pessoas que compartilham de conhecimentos e habilidades similares. Vantagens
Desvantagens
As pequenas empresas tendem a se beneficiar dessa estrutura porque geralmente não têm problemas de comunicação. Estrutura DivisionalMais indicada para empresas que trabalham com diferentes mercados e uma carteira de clientes variada. É formada por divisões separadas e autossuficientes. Cada divisão é responsável por um produto ou serviço de acordo com os objetivos organizacionais. A estrutura pode ser por: clientes, produtos ou serviços, localização geográfica, por projetos ou por processos. Vantagens
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Estrutura MatricialLembra da estrutura funcional? Na matricial a regra de Fayol cai por terra e cada colaborador tem dois chefes: o do departamento ao qual se encontra e o chefe do projeto em que está alocado. Portanto, a Estrutura Matricial envolve um pouco da estrutura funcional (chefe do departamento) e um pouco da divisional (chefe do projeto). Como cada departamento possui dupla subordinação, aqui o princípio de comando deixa de existir. Por esse motivo, a matriz destaca a interdependência entre as áreas e apresenta para a empresa a necessidade de lidar com ambientes mais complexos. A Estrutura Matricial tem como proposta satisfazer ambas as necessidades: de coordenação e de especialização. Seu objetivo é o de obter o maior rendimento possível. Esta é a forma mais utilizada especialmente em grandes empresas, pois cada área tem o tipo de estrutura que melhor se adapta à execução de suas tarefas. Inclusive, quando falamos de Gestão Orçamentária, temos uma das principais Metodologias Orçamentárias que é 100% embasada pelo conceito de Estrutura Matricial. Estamos falando aqui do Orçamento Matricial. Vantagens
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Estrutura em RedeComo a Estrutura em Rede permite a contratação de funcionários em estilo home office, a ligação de cada serviço com a organização é eletrônica. Por esse motivo, as contratações podem vir de qualquer parte do mundo. Esta estrutura pode ser utilizada por pequenas empresas, tornando-as mais competitivas globalmente, pois permite que recursos e fornecedores sejam alocados de qualquer lugar. Adicionalmente, possibilita a venda de serviços e produtos em todo o mundo. Vantagens
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Estrutura por ProjetosEste tipo é aplicável em construtoras, consultorias e empresas que trabalham por projetos. Dessa maneira, o tamanho da estrutura vai depender do número de projetos. Como o nome sugere, aqui o projeto tem importância equivalente às atividades de rotina. Vantagens
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Atenção! O modelo de Estrutura por Projetos é adotado juntamente com a Estrutura Funcional por empresas que trabalham com o tipo Matricial. Quando isso ocorre, equipes de projetos (coordenados por gerentes de projetos) ficam sob a responsabilidade de gerentes funcionais. É o que chamamos de Estrutura Híbrida. Tipos de Estrutura Organizacional: como escolher e montar a idealVocê já percebeu que cada tipo de Estrutura Organizacional tem suas vantagens, benefícios e características próprias. Também já sabe que não existe uma abordagem que se aplique a todas as empresas. Portanto, o que vai ditar o modelo de Estrutura Organizacional é o tipo do negócio. A questão mais importante na hora de criar a Estrutura Organizacional é evitar que cargos e funções se sobreponham uns aos outros. Em outras palavras, é definir quais são os níveis hierárquicos para que cada colaborador entenda seu papel na empresa. Para ajudar na criação da Estrutura Organizacional, separamos alguns itens a serem observados com atenção: Analise seu negócioO seu negócio precisa de uma estrutura hierárquica horizontal, com incentivo à participação dos funcionários e ambiente colaborativo? Ou requer uma estrutura verticalizada, com uma diretoria mais acima dos demais níveis hierárquicos e com poder de centralização? Não existe certo ou errado. Uma empresa cujo cerne do negócio é a criatividade, optará por uma hierarquia horizontal. Já uma que dependa de processos de trabalho, regras e procedimentos, e que prefira manter uma visão mais conservadora, optará pela verticalização. Saber o que a empresa faz, qual produto vende, que objetivos quer atingir e qual é sua cultura organizacional dá um direcionamento melhor na análise entre as estruturas. Estrutura organizacional adaptável ao seu negócioLembra dos tipos de estruturas que descrevemos lá em cima? Ao pensar na estrutura para o seu negócio, não se prenda a um único tipo. Como falamos, é possível pegar algumas características do modelo funcional e da estrutura por projetos, por exemplo, e adaptar na sua empresa. A dica de ouro é que estrutura e planejamento estratégico têm que estar alinhados. Preocupe-se com a comunicação entre os níveisPor isso, o recomendado é que entre o CEO e a linha de frente não haja mais do que três níveis de hierarquia. Então, elimine gerências desnecessárias do seu organograma. Todos devem caminhar para um mesmo objetivo certo? Tenha em mente, então, que a comunicação interna é uma ferramenta importantíssima nesse quesito. Ou seja: quanto mais clara ela chegar em todos os níveis, mais bem direcionado será o trabalho de todos. Resumindo…A decisão sobre o tipo de Estrutura Organizacional a ser adotado pela empresa depende do tipo e tamanho do negócio. Não existe fórmula mágica e o que funciona para um, pode não ser um caso de sucesso para outro. Uma dica aqui é que, seja qual for a estrutura escolhida, ela precisa ser compostas de pessoas que saibam ser líderes e gestores. Que saibam estimular e também gerenciar. E se todo negócio caminha para metas e objetivos definidos, a estrutura deve ser estabelecida de maneira a estimular os colaboradores a se sentirem motivados para gerar o resultado esperado. Então, pense nos valores, metas, objetivos e cultura da sua empresa. Ela adotou a estrutura mais adequada? Caso contrário, sempre há tempo de corrigir a rota. Esperamos que esse artigo tenha ajudado a ampliar seus conhecimentos sobre estrutura organizacional e que você possa fazer uma análise dentro do seu próprio negócio. Toda semana publicamos aqui artigos relacionados a planejamento, orçamento e acompanhamento econômico-financeiro. Também publicamos mensalmente materiais gratuitos para download como modelos de planilhas, white papers e e-books. Você pode acessar estes materiais clicando no botão abaixo. É correto afirmar que a administração e o processo de tomar decisões sobre recursos e objetivos?12) destaca que “Administração é o processo de tomar decisões sobre objetivos e utilização de recursos. O processo administrativo abrange cinco tipos de funções: planejamento, organização, liderança, execução e controle”.
É correto afirmar sobre o processo de tomada de decisão em uma organização?É correto afirmar sobre o processo de tomada de decisão em uma organização. As decisões não são cercadas de incerteza. Todas as decisões organizacionais podem ser programadas. Uma decisão implica a escolha de uma alternativa em detrimento de outra ou outras.
Qual a função administrativa que define objetivos e decide sobre os recursos e tarefas?“Planejamento é a função administrativa que define objetivos e decide sobre os recursos e tarefas necessários para alcançá-los adequadamente. Como principal decorrência do planejamen- to estão os planos. Os planos facilitam a organização no alcance de suas metas e objetivos.
Quais são as principais decisões do processo de administração?O processo administrativo abrange cinco tipos principais de decisões, também chamadas processos ou funções: planejamento, organização, liderança, execução e controle.
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