Como elaborar uma carta de apresentação para prestação de serviços?

A carta de apresentação comercial é um documento trocado entre empresas e clientes visando iniciar uma transação ou uma relação de parceria, normalmente entre fornecedores e clientes, mas podendo abranger qualquer tipo de relação empresarial.

A carta de apresentação comercial não precisa ser uma carta em papel. Hoje em dia, a maior parte das cartas de apresentação comerciais são enviadas por e-mail, e não chegam a ser impressas.

Impressa ou por e-mail, se quiser que sua carta de apresentação comercial passe uma mensagem profissional, veja as dicas abaixo e uma carta de apresentação comercial pronta.

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Se você busca fazer uma carta de apresentação profissional para um emprego, que será enviada com seu curriculum vitae, leia:

Modelo de carta de apresentação comercial pronta

Como fazer uma carta de apresentação comercial para um novo cliente

O objetivo da sua carta de apresentação comercial deve ser vender seu produto ou serviço, e causar uma boa impressão. Se você acredita que quebrar alguma das regra abaixo te ajudará nisso, vá em frente! O que você verá abaixo não são obrigatoriedades, mas sim dicas para tornar o documento legível, objetivo, e profissional.

Formatação da carta de apresentação comercial

Um ponto importantíssimo para passar profissionalismo na carta de apresentação comercial é uma boa formatação.

Você pode utilizar o gerador de cartas de apresentação online se não quiser se preocupar com formatação. Ele foi criado para cartas de apresentação profissionais, mas funciona muito bem para cartas de apresentação comerciais. O modelo que você viu acima foi criado nele.

Caso queira formatar sozinho, siga os passos abaixo:

• Escolha uma fonte profissional, como Arial.
• Use um tamanho de fonte 11 ou 12.
• Certifique-se de que as margens têm o mesmo tamanho.
• Use espaçamento 1,15 ou 1,05.
• Mantenha a carta em apenas uma página.
• Use espaços em branco para manter o documento agradável.
• Utilize um papel timbrado com o logotipo da sua empresa no topo.
• Salve o produto final em PDF.

Salvar sua carta de apresentação em PDF é importante caso esteja enviando a carta por e-mail. Este formato ajudará a fazer com que o documento não se desformate ao ser aberto em outros computadores ou até celulares.

E quanto ao texto? Vamos ver abaixo como criar uma carta de apresentação comercial perfeita.

Conteúdo da carta de apresentação comercial

Ao criar o corpo da sua carta de apresentação comercial, existe um ponto que deve estar sempre em sua mente: inclua apenas o que for relevante à outra parte. Lembre-se de que você deve manter a carta curta, e informações irrelevantes podem fazer o leitor se desinteressar.

Iniciando a carta de apresentação comercial

Inicie o texto com o local e a data à esquerda, por exemplo:

São Paulo, 22 de junho de 2020.

Abaixo disso, inclua o endereço e nome do destinatário, se você souber, assim como o título e nome da empresa. Por exemplo:

Senhora Catarina Andrade

Diretora de marketing

Empresa XYZ

Rua dos Ipês, 234

Cuiabá, Mato Grosso

Logo abaixo disso, vem a invocação. É a famosa saudação, algo como “Prezado senhor…” ou “Aos cuidados de…”. Se você souber quem vai ler a carta, ótimo, use o nome da pessoa e é quase certeza que ela lerá. Por exemplo, no caso dos outros exemplos acima, a invocação poderia ficar assim:

Se você não souber o nome, use o título de quem lerá ou o nome da empresa, ou deixe apenas “Prezado,”. Um exemplo de invocação sem utilizar o nome do leitor seria:

Prezado/a senhor(a) diretor(a) de vendas,

Vamos ver agora o que colocar no miolo da carta.

Uma carta de apresentação sem um bom currículo não tem chance. Nosso criador de currículos online foi desenvolvido para ajudá-lo a criar seu CV de maneira rápida e fácil. Faça seu curriculum vitae com apenas alguns cliques em um de nossos 18 modelos de currículos para preencher online e baixar em PDF.

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O conteúdo principal da carta de apresentação comercial

Depois de começar a carta da maneira tradicional, chegou a hora mais difícil: escrever o conteúdo principal. É com este texto que você ganhará um cliente ou fornecedor.

Escreva o que acreditar que aumentará suas chances, mas abaixo você verá uma fórmula que merece, se não ser seguida à risca, ao menos servir como base.

Vamos escrever três parágrafos curtos e concisos. Cada parágrafo deve ter cerca de três frases. Lembre-se da importância que o tamanho da carta têm em fazer o leitor ler ou não o documento.

Dica valiosa: pesquise a cultura da empresa para decidir o tom da carta. É preciso ser sempre profissional, mas uma carta para uma startup pode ser mais relaxada do que para um banco tradicional.

O primeiro parágrafo é a parte mais importante da carta de apresentação comercial, pois determina se o leitor continuará lendo o documento. Comece já mostrando seu valor, de maneira que a outra parte entenda que você pode ajudá-la logo de cara.

Após ler esse parágrafo, o leitor deve:

• Saber qual é o seu ramo de atividade;
• Saber que você pode ajudá-lo;
• Estar engajado no texto da carta;
• Ter uma boa impressão do seu negócio.

Como causar tantas coisas com apenas um parágrafo? Use combinações das técnicas abaixo:

• Diga um pouco sobre sua empresa. Quanto tempo estão no mercado? Quem são seus outros clientes? Se isso puder ser dito, claro;
• Detalhe conquistas. Use números sempre que possível: “crescemos 25% ao ano”, “temos mais de 500 clientes”, “ganhamos o prêmio de startup do ano 2 vezes seguidas”;
• Mostre que você conhece e entende as necessidades da outra parte;
• Comente que você conhece alguém, se a outra parte tiver sido indicada por alguém relevante. Por exemplo: “estou enviando esta carta a pedidos do vosso diretor de compras, Antônio Farias”;
• Explique como você pode ajudar. “Posso diminuir seu tempo de entrega em 10%”.

O segundo parágrafo é o lugar ideal para continuar desenvolvendo a imagem da empresa, com coisas relevantes, mas que talvez não tenham sido impactantes o suficiente para entrar no primeiro parágrafo.

Você pode, por exemplo:

• Comentar que os valores de suas empresas são compatíveis;
• Apontar algum detalhe que possa facilitar a cooperação. Por exemplo, escritórios próximos;
• Mencionar algumas facilidades burocráticas que vocês teriam ao trabalharem juntos;
• Contar um pouco da história da sua empresa;
• Continuar falando sobre conquistas da sua empresa.

O terceiro parágrafo é o fechamento da carta de apresentação comercial. Ao escrevê-lo:

• Reforce como você pode ajudar a outra parte;
• Termine com um call to action. Uma frase de impacto convidando para um próximo passo. Por exemplo: “Se estiver interessado, entre em contato. Adoraria discutir com mais detalhes como nosso software pode diminuir o custo da sua manutenção de estoque em 10%”.

Caso a carta tenha sido enviada por e-mail, inclua um link para o LinkedIn ou para o site da sua empresa.

Saudação e assinatura da carta de apresentação comercial

Chegou a hora de finalizar a carta. Essa parte deve ser simples e cumprir sua função sem inventar muita coisa.

Feche a carta com “atenciosamente”, “cordialmente” ou “respeitosamente”, e o seu nome — ou o nome da sua empresa.

Atenciosamente,

Nome e sobrenome

Caso esteja enviando a carta em papel, assine o documento à mão abaixo do seu nome. Se estiver enviando por e-mail, existem maneiras de digitalizar sua assinatura e incluí-la no PDF. Isso não é obrigatório, mas dará um toque extra de profissionalismo à sua carta.

Espero que o artigo tenha sido útil. Se você tiver comentários, dicas ou dúvidas, não hesite em deixá-los na seção abaixo!

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