Como comparar tabelas do excel para inventários

Primeiramente é necessário definir o colaborador ou equipe que vai realizar o inventário.

Você deve estar se perguntando, como eu sei se preciso de um colaborador ou uma equipe? A resposta dessa pergunta é uma outra pergunta: Em quanto tempo eu quero contar todo o meu estoque? A contagem rotativa é como qualquer outro projeto, quanto mais esforço eu colocar, mais rápido virão os resultados.

O(s) colaborador(es) designado(s) a executar o inventário rotativo deve(m) ter algumas habilidades específicas, como:

Concentração

Na contagem de estoque é necessário muita atenção para não cometer alguns erros comuns, como errar quantidades, esquecer de contar alguns produtos, entre outros.

Habilidade matemática

Obviamente que a pessoa não precisa saber as mais difíceis fórmulas matemática para realizar contagens, portanto, conhecimento básico da área e bom raciocínio lógico são indispensáveis para um bom profissional.

Agilidade

O tempo para contagem é escasso, pessoas ágeis serão mais produtivas nessa função.

Tecnológico

Certamente não é um requisito primordial, portanto, pessoas desenvoltas para tecnologia tem uma facilidade para esse tipo de processo.

2 - Definir os horários das contagens

Muitas são as dúvidas de qual o melhor horário para as contagens, orienta-se a definir um horário em que o estabelecimento não esteja em funcionamento, principalmente para a contagem da área de vendas, sendo possível contar o depósito no horário de funcionamento, tomando os devidos cuidados de abastecimento.

Pontos importantes para definição do horário do inventário rotativo:

Contagens de manhã ou à noite?

É mais aconselhável o inventário ser realizado pela manhã, pelo fato do colaborador estar com a “cabeça fresca” e contar com mais atenção.

Quanto tempo de contagem é necessário?

Assim como a definição da equipe, a definição do horário é do formato “quanto mais, melhor”, ou seja, quanto mais tempo disponível para o inventário, maior será a produtividade do mesmo, entretanto, devemos levar em consideração as outras funções desses colaboradores para definição de um horário compatível com as atividades desempenhadas por eles.

Estabelecimento funciona 24h, como fazer?

Escolher os horários de menor giro de clientes para executar as contagens, sinalizando a seção que está sendo inventariada e contabilizando na contagem as possíveis compras dos clientes.

3 - Definir o cronograma

O inventário rotativo basicamente é a forma de contar todo o estoque dividindo-o em partes, então o primeiro passo é desmembrar suas mercadorias em alguma estrutura menor. Utilize dois passos básicos para saber até que nível de divisão você deverá chegar:

1. realize algumas amostragens de quanto seu colaborador ou equipe de inventário consegue contar no tempo estabelecido para a auditoria;

2. tente encontrar alguma categorização em suas mercadorias que fique viável para realizar a contagem a tempo (Exemplo: Seções, departamentos, grupos, marcas, etc)

Por exemplo, José tem uma farmácia e irá implantar o controle rotativo, o colaborador entrará 2 horas antes da farmácia abrir para realizar as contagens, José então fez um teste com seu colaborador e descobriu que ele consegue contar uma média de 70 itens por dia. A partir dessa informação José olhou no seu sistema e viu que, se ele separasse os itens por marcas teria um volume até 70 itens por agrupamento e ficaria possível realizar essa contagem.

Escolha algum dos tipos de inventário rotativo (Sequencial ou por curva) e crie o calendário de contagens com as categorias definidas.

Vamos voltar a farmácia do José, ele definiu o seguinte cronograma para seu colaborador efetuar as contagens:

• Segunda-feira: Marca “A”
• Terça-feira: Marcas “B” e “C”
• Quarta-feira: Marca “D”
• Quinta-feira: Marca “E”
• Sexta-feira: Marcas “F” e “G”
• Sábado: Ajuste de itens negativos

Fique atento: Suponhamos que você pretenda contar a loja em seis meses, e nesse período tenhamos 125 dias úteis, os quais terão contagens. Se você tem 150 categorias a contar, terá que agendar mais que uma categoria por dia. Caso a equipe de contagem não dê conta desse cronograma, talvez você tenha que colocar mais pessoas no processo.

4 - Ferramenta de trabalho

Assim como outras funções, a equipe de inventário precisa de ferramentas para desenvolver o trabalho:

Prancheta, papel e caneta

Na hora da contagem precisa-se da lista de contagem, assim como somar de lá, anotar algo daqui… Por isso é um material indispensável.

Calculadora

O colaborador precisa ser bom em matemática, mas uma calculadora é essencial para minimizar erros humanos.

Software de contagem

Sistemas de contagem não são obrigatórios mas otimizam o trabalho da equipe de auditoria, fica como uma boa dica.

5 - Treine sua equipe

Já temos ferramentas, cronograma e equipe, agora precisamos treiná-los para a execução do processo.

Conhecimento do processo

Todo processo só funciona com excelência quando os envolvidos sabem (bem) o que estão fazendo, por isso, explique para todos os colaboradores como funciona o inventário rotativo e a sua importância.

O desconhecimento da equipe sobre o processo gera muitas vezes resultados ineficientes e possíveis “boicotes” de alguns colaboradores.

Preparação para inventário

“80% preparação, 20% execução”, você deve ter lido algumas vezes essa frase neste artigo e voltamos a reforçar: “80% preparação, 20% execução”. Essa ideia tem que estar enraizada na cultura de sua equipe para ter bons resultados no inventário rotativo.

• Prepare muito bem o que será contado no dia anterior, mapeie todos os locais onde se encontram os produtos agendados, organize-os de uma forma que fique fácil de contar.

• Analise a quantidade e a dificuldade dos itens que serão contados, verificando se será necessário algum tipo de preparação especial, como disponibilização de equipe extra para contagem.

• Programe reuniões semanais com a equipe de estoque para alinhar o cronograma da semana, pedindo colaboração de todos para a organização dos itens, principalmente os que serão contados nos próximos dias.

Treinamento de contagem

Saber fazer contagem, parece óbvio, mas é comum pessoas apresentarem dificuldades para fazer esse processo.

Oriente a fazer a contagem seguindo uma ordem, da extremidade para o centro, não correndo o risco de “pular” nenhum produto.

Mesmo tendo preparado os produtos para contagem, oriente aos contadores tomar cuidado para não contar itens misturados, seguindo sempre o código do item.

Treinamento do sistema

Aplique um treinamento mostrando ao colaborador como efetuar o processo de inventário no sistema de gestão, orientando-o a criticar os resultados e questionar as divergências com os responsáveis pelas seções em questão.

Supervisione as primeiras contagens para ter certeza que os colaboradores da equipe de inventário estão fazendo o processo da forma correta.

6 - Mãos à obra

Está tudo pronto, agora é só colocar o cronograma de contagens em prática e medir os resultados.

As planilhas prontas para Excel são uma alternativa para facilitar o seu trabalho no software. Esses modelos personalizáveis já incluem filtros, atalhos e outros recursos avançados para que o usuário possa apenas incluir as informações necessárias, pulando as etapas de configuração.

• Como fazer planilhas no Excel
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É muito comum encontrar planilhas para organização financeira, mas o catálogo do próprio Excel vai além: existem opções para organizar horários, gerenciar listas e criar faturas, por exemplo. Confira, a seguir, alguns exemplos de planilhas prontas e gratuitas para o Excel!

Como encontrar planilhas prontas para Excel

Os modelos de planilhas prontas são disponibilizados em todas as versões do Excel, incluindo a ferramenta para navegadores e o aplicativo para celulares (Android | iOS). No caso do smartphone, basta tocar no ícone de “+” antes da criação de um arquivo e escolher o template desejado.

Nos computadores, os exemplos de planilhas também são exibidos durante a criação de um novo documento. Há, ainda, a possibilidade de navegar na página de modelos para Excel do Microsoft Office, com resultados gratuitos e pagos.

1. Planilha de listas

Os modelos mais comuns de planilhas prontas para Excel são para a criação de listas. Nesses documentos, você pode inserir a informação que precisar: compras, materiais escolares, afazeres, entre outras opções.

Para usar, basta substituir as células com nomes, data e observação. A planilha ainda inclui filtros para localizar os seus itens por datas e padrões.

2. Planilha de acompanhamento de tarefas

Precisa organizar a sua rotina? Também existe uma planilha pronta no Excel que pode ser utilizada para planejar tarefas.

Ela permite adicionar, em cada linha, o nome da tarefa a ser cumprida, sua data de início e seu prazo final para entrega. Dessa forma, é possível acompanhar todas as suas obrigações em um único documento.

3. Planilha para controle de gastos

O monitoramento de despesas é um motivo muito importante para que as pessoas procurem por planilhas prontas para Excel. Nesse modelo incluso na versão mobile, é possível registrar todos os seus ganhos e despesas em um só lugar.

Basta inserir as suas fontes de renda e gastos mensais, separados entre categorias. Em seguida, a própria planilha gera um gráfico com as origens de despesas, porcentagens e informa o saldo entre as entradas e saídas.

4. Planilha para gerenciar aulas

Se a sua agenda está precisando ser melhor organizada para acompanhar a rotina intensa da escola ou faculdade, o Excel para smartphone pode dar uma mãozinha na hora de colocar os horários na devida ordem. A planilha de gerenciamento de rotina universitária permite colocar os horários de cada aula e também de atividades extracurriculares.

Obviamente, o uso desse modelo pode ser expandido para rotinas de trabalho ou do cotidiano. O formato dividido em horas permite o preenchimento conforme suas preferências e obrigações diárias.

5. Planilha para despesas familiares

Uma planilha pronta poupa o trabalho na hora de organizar as despesas familiares. Com esse modelo, é possível inserir todas as informações financeiras sobre a família, com opções para catalogar e dividir entre os integrantes.

O arquivo faz contas automáticas sobre fluxo de caixa e variação mensal. Além disso, é possível visualizar os seus dados com a ajuda de gráficos.

6. Gráfico de Gantt

O gráfico de Gantt é um formato utilizado para organizar e demonstrar o progresso das etapas de um projeto. Muito usado no ambiente de trabalho, esse diagrama é disponibilizado em uma planilha pronta para Excel em computadores.

Na planilha, é necessário inserir todas as informações necessárias sobre o projeto em um quadro separado. Em seguida, o software ajusta todas essas informações no gráfico, com uma visualização intuitiva.

7. Planilha comparativa

Precisa decidir entre uma opção A ou B? Não sabe qual produto é mais vantajoso? Não se preocupe: com uma planilha comparativa, é possível listar todas as informações necessárias e avaliar duas ou mais opções diferentes.

Este modelo de planilha, inicialmente, é indicado para comparar cursos universitários, mas não se restringe somente a um tipo de uso. É possível usar a tabela para comparar outros cursos, itens para compra ou quaisquer outras opções desejadas.

8. Planilha para nota fiscal e fatura

Existem diferentes maneiras para emitir uma nota fiscal, mas o Excel também oferece uma planilha pronta para configurar uma fatura própria. Com muitos campos de personalização, pode ser adaptada para a identidade visual de sua empresa e armazena todas as informações importantes.

9. Planilha de cronograma diário

Na falta de uma agenda, vale a pena utilizar uma planilha no Excel. O software disponibiliza modelos personalizáveis para montar o seu cronograma e adicionar todas as informações necessárias para o seu dia.

Esse arquivo divide a semana entre dias e horas. Dessa forma, é simples inserir e visualizar todos os seus compromissos. Para separar cada obrigação, vale a pena usar etiquetas ou colorir as células relacionadas a trabalho, estudos e vida pessoal, por exemplo.

10. Planilha para gastos de viagem

Dividir os gastos de uma viagem em grupo não precisa causar uma dor de cabeça. Com o Excel, basta escolher o modelo de planilha para gastos de viagem, inserir todas as informações e receber a quantia exata das despesas.

Existem, também, modelos para planejar a sua viagem. Nesse caso, é possível inserir todo o seu roteiro, com datas, locais e observações gerais.

11. Lista de presentes

Esse modelo de planilha pronta é ideal para comemorações com grande número de pessoas e com muita troca de presentes, como no Natal e outras comemorações. Ela permite adicionar o nome da pessoa presenteada, o item comprado, a loja onde ele pode ser encontrado e o seu preço.

Essa planilha também é uma opção para aniversários e casamentos, caso prefira compartilhá-la. Nesse caso, você pode informar o que deseja receber, e outras pessoas podem inserir o nome para confirmar a compra.

12. Planilha de inventário

Nem mesmo o inventário pessoal passou despercebido pelo Excel, que conta com um modelo de planilha pronta exclusiva para a função.

O arquivo permite inserir a seguradora de seus itens, o endereço do agente, seu e-mail e telefone de contato. Além disso, cada um dos itens podem ser especificados na coluna logo abaixo dessas informações.

13. Planilha de treinos

Seus exercícios físicos também podem ser armazenados em uma planilha pronta do Excel. O modelo de treinos permite registrar informações sobre corridas e outras atividades, com campo de estatísticas para tempo, gasto energético, distância e outras opções.

Também é possível utilizar o Excel para organizar o seu treino de musculação, por exemplo. Nesse caso, basta alterar os dados da planilha para os respectivos exercícios.

14. Planilha de agenda doméstica

Cuidar da casa exige a atenção com muitas tarefas e prazos. Para isso, o vencimento de suas contas e outras atividades recorrentes na área doméstica podem ser organizados com um modelo de planilha do Excel.

O documento possui colunas para inserir a tarefa, a data, observações gerais e a atribuição para uma pessoa da casa. Há, também, quadros separados para inserir o orçamento familiar e montar uma lista de compras para supermercado.

15. Planilha para calcular hipoteca

Sim, até para calcular hipoteca o Excel oferece uma planilha pronta. Ela permite adicionar o preço da compra, a taxa de juros, o total de pagamentos mensais, o valor do IPTU e outras informações essenciais para organizar o financiamento de um imóvel.