Existem inúmeros motivos que podem levar um projeto a atrasar ou até em casos mais graves, falhar totalmente. Parte deste resultado pode ser provocado por erros no gerenciamento de projetos.
O gerenciamento de projeto deve atender a itens como planejamento, comunicação adequada entre gerência de projeto e equipe, estratégia organizacional, distribuição adequada de tarefas e recursos, enfim, são muitos requisitos que vão determinar que um projeto seja bem sucedido.
Aqui listamos os 12 erros cometidos no gerenciamento de projetos que podem transformar o trabalho em um verdadeiro caos.
O que é gerenciamento de projetos?
Segundo definição do PMI® (Project Management Institute), o instituto mais renomado do mundo no setor, o gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos seus requisitos.
O foco é moldado pelas metas, recursos e cronogramas de cada projeto. Por lógica, o gerente de projetos precisa saber orquestrar todas essas demandas com habilidades humanas que o farão planejar, executar e acompanhar um projeto com maestria.
Ele precisa ter conhecimentos que o farão circular com desenvoltura em áreas como integração entre todas as partes do projeto, escopo, prazo custos, qualidade, aquisições, recursos humanos, comunicação, gerenciamento de riscos em projetos e outras.
São muitas as variáveis que vão definir se o projeto vai ter sucesso, por isso, o profissional precisa ter expertise.
Mas os passos do trabalho do gerenciamento de projetos devem seguir uma ordem pautada por processos organizados nos seguintes grupos: iniciação, planejamento, execução, monitoramente e controle e fechamento.
Vamos aprofundar aqui nos erros que podem fazer com que o trem descarrile com facilidade.
Falta de qualificação profissional
Vamos começar pelo que pode ser o início de todos os problemas: a falta de qualificação do gerente de projetos.
Um profissional que vai ter que reunir tantas habilidades técnicas, quanto humanas, para possibilitar o sucesso de um projeto, precisa se qualificar para ter um diferencial.
Embora, o principal requisito do gerente desta área seja ter uma formação universitária, existem outras maneiras de se especializar, como um curso de gerenciamento de projeto.
Aqui mesmo na RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, temos diversos treinamentos para ajudar a qualificar esse profissional. Um deles é “Fundamento em Gerenciamento de Projetos”.
Mas além disso, este profissional também pode investir em uma pós-graduação em gerenciamento de projetos ou um MBA gerenciamento de projetos, que são oferecidos em diversos institutos renomados.
Mas além de um MBA em gerenciamento de projetos, pode-se também investir nas certificações internacionais, que têm sido exigência do mercado de trabalho hoje em dia e estão desfrutando de grande prestígio no setor.
Aqui na RC também temos os preparatórios para as certificações como a Certificação PMP® (Project Management Professional) do PMI®.
A partir dela, o profissional vai estudar todos os fundamentos de Gestão de Projetos pelo Guia PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), que traz o conjunto de conhecimentos mais atualizado do setor em todo o mundo.
Falta de planejamento
Após a iniciação, onde o gerente de projeto vai compreender as primeiras informações e dados importantes sobre o projeto, segue-se o planejamento.
Um bom plano de gerenciamento do projeto começa justamente pelo planejamento, então, não planejar bem, define outro erro que pode ser fatal para uma empreitada.
É no momento do planejamento que cada responsabilidade, atividade e atribuições são conhecidas.
E é bom lembrar que cada projeto é único, tem suas particulares, sempre que surge um job, o planejamento precisa ser definido timtim por timtim, como se fosse o primeiro.
É claro que seguir um plano de gerenciamento de projetos vai definir os passos a serem percorridos, mas é preciso que às vezes, em um projeto diferente, os passos sejam diferentes também.
Para planejar com bons prazos, use ferramentas como o Modelo de Canvas, que permite uma abordagem mais colaborativa da equipe, utilizando o Método PM VISUAL, desenvolvido por mim – uma forma rápida e eficaz – em 8 horas de trabalho você consegue ter um excelente plano de projeto feito em grupo, o qual poderá e deverá ser bem mais detalhado posteriormente, principalmente para projetos maiores.
Assim, o planejamento ganha com o recurso da Inteligência Coletiva.
Vale lembrar que para identificar a melhor solução, recomendamos o uso de uma outra ótima metodologia: o Design Thinking, que ajuda a desenhar as soluções para os requisitos necessários para resolver um problema ou atender uma necessidade, descobrindo assim, de maneira CERTEIRA a melhor solução a ser implementada.
Prazos muito apertados
Segundo as melhores práticas de gerenciamento de projetos do Guia PMBOK®, é preciso envolver equipe técnicas e pessoas que vão executar as tarefas para que seja definido o tempo correto para execução de cada coisa.
Muitas vezes, o gerente de projeto, por inexperiência ou qualquer outro fator, pode definir um prazo justamente por não conhecer qual é o tempo necessário para executar determinadas atividades. E isso prejudica muito.
Trabalhar com a corda no pescoço, sabendo que não vai dar tempo, pode não trazer o melhor clima para uma equipe e isso só vai desfavorecer o trabalho.
Definir prazos é muito importante, mas com conhecimento de causa e metas reais. Por isso, se fizer em grupo com o Modelo de Canvas do PM VISUAL ajudará muito, pois terá especialistas discutindo tudo sobre o projeto, de forma conjunta.
Mudanças no escopo
Ao fazer o planejamento do projeto, normalmente, todo o escopo é definido. E ninguém está livre de ter que ajustar alguma coisa.
Mas é preciso muita consciência para saber que, muitas vezes, alterações de escopo podem gerar atrasos e acréscimos no orçamento.
Pedidos adicionais podem afetar o foco da visão do produto. E sem o controle adequado, podem afetar até o sucesso do projeto.
Para isso, a conversa entre gerente de projetos e cliente deve ser muito franca.
É preciso expor os pontos de forma honesta e revelar quando as alterações vão gerar acréscimos neste dois setores que cliente nenhum quer alterar.
Recomendamos, portanto, o uso de um documento formal, conhecido como Change Request ou simplesmente Pedido de Mudanças, para que seja feito a análise e aprovação formal.
Em alguns casos os Métodos Ágeis são uma boa alternativa, quando o projeto tiver muitas indefinições e apontar para um número excessivo de mudanças.
Não considerar a gestão de tempo
E já que falamos em prazos corretos para tarefa, alterações do escopo, nada mais justo que dizer que no gerenciamento de projetos é preciso ter uma boa gestão de tempo.
Para ter uma boa gestão do tempo, é preciso ter organização das tarefas que serão realizadas, com muito cuidado para que o próprio gerente não se veja caindo nas ciladas dos ladrões de tempo, como não definir momentos corretos para ter conversas fora da agenda, ou horário definidos para olhar e-mails.
Um bom gerenciamento de tempo em projetos deve seguir a ordem dos fatores, não pular etapas, não executar tarefas no módulo multitarefa, que pode até reduzir sua produtividade, e outras ciladas precisam ser evitadas.
Uma dica para gerir melhor o tempo é adquirir um gerenciador de projetos, que vai trazer especificidade nas tarefas, como um software de gerenciamento de projetos.
Tem vários no mercado, mas os mais utilizados atualmente são o Microsoft Project e o Trello. Aqui na RC ROBSON CAMARGO – Projeto e Negócios temos treinamentos sobre essas ferramentas.
Além disso, é preciso fazer hoje o que não pode ser feito amanhã, pense assim! Nada de procrastinar.
Delegar tarefas, ter boa comunicação e fazer avaliações rotineiras do trabalho também vão ajudar a ajustar o tempo, para que tudo seja realizado no intervalo certo.
Evitar gerenciamento de riscos
A planilha de riscos existe para ser usada. E não é incomum encontrar gerentes de projetos que não fazem o gerenciamento de riscos. Alguns dizem que dá azar e que é coisa de pessimista.
A lei de Murphy, infelizmente, existe!
Execute uma avaliação de risco como parte do plano de gerenciamento de projeto. Com a equipe, faça um brainstorming sobre o que poderia atrasar ou gerar outros problemas, como estouro de orçamento, problemas de qualidade, no escopo ou no prazo.
Uma dica: utilize Post its.
Entregue alguns post its para cada participante da sessão de identificação de riscos e peça para que cada um escreva individualmente, um risco por Post it, com a seguinte sintaxe: “Caso xxxxxxxx, Poderá xxxxxxx”. Exemplo: “Caso chova muito, poderá atrasar a obra.”.
Essa sintaxe irá ajudar em muito a análise posterior.
Em seguida, em conjunto, avalie e Probabilidade e o Impacto, coloque em uma Matriz, colocando no eixo vertical a Probabilidade e no eixo horizontal o Impacto, em cinco níveis: muito baixo, baixo, médio, alto e muito alto. Após analisar todos os riscos, pense em uma ação de resposta para cada um, tentando eliminar ou minimamente mitiga-los.
É preciso fazer isso para tentar minimizar o máximo possível esses possíveis efeitos colaterais.
Faltar comunicação
O gerente de projetos precisa tratar como todos os envolvidos da equipe vão se comunicar ao longo de todo o projeto, para manter todos totalmente alinhados sobre tudo o que estiver acontecendo. A falta de comunicação pode gerar terríveis erros de percurso.
É preciso ouvir a equipe, analisar pontos de vista, entender o que não está funcionando, negociar e também falar o que for necessário.
Se algo está sendo realizado de forma errada, nada de deixar o barco afundar para apenas dizer: “Eu sabia, mas você achava melhor fazer assim...”
Melindres não devem ocorrer quando todos estão trabalhando juntos, em prol do projeto.
Mas é claro, que o gerente de projetos precisa falar o que for necessário, mas sempre com respeito e profissionalismo. E lembre-se, elogios em público, e possíveis broncas, no particular.
Não é nada produtivo se sentir diminuído por algum erro na frente dos colegas de trabalho.
O cliente tem sempre razão?
Para o bem da relação, muitas vezes sim, mas quando uma solicitação de alteração de escopo vai causar prejuízos nos prazos e orçamentos, aí essa máxima de “o cliente tem sempre razão” precisa ser revista.
Se bem que podemos lembrar aquele jargão “pagando bem, que mal tem!”. Ou seja, se o cliente quiser mesmo e assumir o ônus de prazo e custo que isso irá acarretar, ok.
Correções de erros (causados pelo próprio cliente, como envio errado de informações) com urgência máxima , alterações que não foram previstas no escopo, podem gerar impactos gigantescos em um projeto.
É preciso argumentar e verificar o que pode ser feito, com que prazo e como os prejuízos podem ser minimizados.
Autoritarismo do gerente de projetos
Ser um líder é diferente de apenas ser um chefe que bate na mesa e diz: “Sou eu que mando aqui!!!!”.
No entanto, um posicionamento mais firme, não é sinônimo de autoritarismo, muitos membros de equipe de desenvolvimento podem até preferir um gerente que diga exatamente o que deve ser feito e tome todas as decisões a uma abordagem mais colaborativa.
E isso é bastante diferente de bater na mesa e gritar a plenos pulmões sobre o seu poder.
Exercer a liderança é ter poder ou capacidade de liderar outras pessoas, mas esse conceito não se resume na explicação, é muito mais amplo.
Então, mesmo que todas as decisões partam do gerente de projetos, ele deve entender que, por vezes, membros de sua equipe são muito capazes e podem compartilhar conhecimentos, explique o que deve ser feito e por quê, mostre-se disposto a participar também na execução, se for preciso e comemore as competências da sua equipe.
Uma equipe unida, trabalha muito melhor!
Atribuição errada de recursos e tarefas
Uma boa maneira de elaborar um cronograma para um projeto é determinar todas as atividades envolvidas e em seguida, atribuir datas de vencimentos para essas atividades, prevendo alguns riscos e ajustes de percurso.
Por exemplo, é comum que algumas tarefas precisem ser executadas antes, para ter prosseguimento por outros profissionais, ou mesmo, serem realizadas em paralelo. E isso precisa estar muito claro para todos – o quanto sua atividade está ligada às de outros e toda a amarração existente.
Então, em um período, uma parte da equipe pode ficar “ociosa” e a outra sobrecarregada.
Um gerenciador de projetos online também pode ajudar a todos a verificar todo o andamento do projeto, se estão dentro do cronograma e solicitar ajuda, se for necessário.
Erros não podem passar despercebidos
“O sucesso não consiste em não cometer erros, mas em nunca fazer o mesmo pela segunda vez”, já dizia o célebre escritor George Bernard Shaw.
Por isso, um erro não pode e nem deve ser passado em brancas nuvens por um gerente de projetos, até mesmo porque certos erros podem gerar até prejuízos financeiros imensos.
Cada erro deve ser uma lição aprendida e quem o cometeu precisa saber que pode ter prejudicado o todo do projeto. Não é preciso expor a pessoa, mas a equipe deve saber que houve um erro e que ele não deve ser cometido novamente.
É claro que ninguém quer errar, mas não tratar ou não alertar o profissional do feito, pode colocá-lo em uma impressão que se fizer de novo, tudo vai estar bem, e não é assim.
Falta de qualidade no projeto
O gerenciamento de escopo influencia na qualidade do projeto, porque ela está ligada diretamente ao atendimento dos requisitos exigidos pelos clientes.
Para isso é fundamental ouvir muito o cliente e levantar em detalhes todas as suas necessidades, os critérios e métricas que atenderão efetivamente suas necessidades.
Quando isso não acontece, o resultado é certamente uma má qualidade no projeto.
Então o que o gerente de projetos deve fazer é seguir o protocolo e definir bem o trabalho, equipe, comunicação, prazos, recursos, enfim, tudo o que fará o projeto ser entregue com total sucesso, tanto para ele e sua equipe, e o cliente, evidentemente.
São muitos erros e acertos, mas espero ter ajudado que você não cometa nenhum destes erros aqui citados. Caso precise da minha ajuda, acesse o meu site e envie uma mensagem: robsoncamargo.com.br
Um forte abraço!
Sobre o autor
Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP® – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.
As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.