Em diversas fases da vida, é possível ficar inseguro sobre como escrever um e-mail formal do jeito certo. Mesmo para as pessoas mais experientes, sempre há dúvidas sobre o tom, as palavras e até o conteúdo correto a ser enviado.
Mas, acredite: essa não é uma tarefa de outro mundo. Pelo contrário, existem regrinhas bem simples que, se seguidas, nos ajudam a escrever mensagens muito melhores.
Para ajudar nessa missão, o Na Prática traz a seguir um pequeno guia com 5 passos para escrever um e-mail formal. Confira a seguir.
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#1. Pesquisa sobre o destinatário
Primeiramente, é preciso garantir que o tom formal é realmente o mais recomendado para o envio do seu e-mail. Do contrário, utilizar palavras muito difíceis e uma linguagem muito culta pode parecer pedante ou até meio forçada.
Dessa forma, pare e faça uma pesquisa sobre o destinatário. Assim, será possível determinar como ele se comunica antes de você enviar uma mensagem para essa pessoa.
Alguns jargões, por exemplo, utilizados no dia a dia da pessoa, podem dar boas pistas sobre como escrever um e-mail formal de sucesso.
Pesquise sobre o destinatário!
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#2. Assunto
Antes de escrever o e-mail, escolha com cuidado o assunto que vai aparecer na notificação de mensagem do seu destinatário. Lembre-se de ser conciso, mas não deixe de dar as informações básicas que ajudarão a pessoa a entender do que se trata.
Nessa fase, prefira utilizar palavras chaves que se relacionem com o motivo do seu contato e que possam ajudar a pessoa a lembrar de onde você vem.
Se o destinatário for um recrutador, por exemplo, utilize palavras que apontem para a sua intenção e para o processo pelo qual você está passando.
Por fim, garanta que seu “Assunto” seja descrito com, no máximo, 35 caracteres. Isso porque esse é o número de caracteres que aparecem nos dispositivos móveis da maioria dos aparelhos.
#3. Cumprimentos e apresentação
No início do e-mail, evite utilizar as mesmas expressões de linguagem oral, como “oi” ou “olá”, por exemplo. Comece sempre se referindo ao destinatário com palavras respeitosas. Boas opções são:
- Prezado ou prezada
- Caro ou cara
- Estimado ou estimada
- Senhora ou senhora
E, por fim, para fazer uma boa apresentação, não se esqueça de explicar o motivo do seu contato e explicar quem você é. Novamente, lembre-se: o seu destinatário recebe inúmeros e-mails por dia, assim como você, e ele precisa de pistas para entender o que você quer com ele.
#4. Corpo do e-mail
Ao longo do e-mail, utilize sempre a forma culta da língua portuguesa ou da língua em que estiver se comunicando. Para isso, esqueça gírias, coloquialismo e expressões regionais que possam dificultar o entendimento por parte do seu interlocutor.
Em outro ponto, não utilize abreviações para as palavras e frases. Neologismos e expressões típicas da comunicação de redes sociais também deve ser evitadas. Dessa maneira, o destinatário vai ter uma noção de seriedade maior sobre o conteúdo que estiver lendo.
#5. Despedida e assinatura
Por fim, não deixe de saudar seu destinatário e agradecê-lo pela atenção. Se a pessoa leu seu e-mail até o fim, você precisa demonstrar que aprecia essa atitude.
Além disso, deixe uma assinatura personalizada ao fim do e-mail, com outros contatos e com sua descrição de cargo ou profissional. Se puder, deixe o link do site do local onde você trabalha, do seu LinkedIn ou do seu portfólio. Isso ajuda a dar um tom de idoneidade e transparência sobre você.