Além de promover a organização, o cronograma é uma ferramenta indispensável para gerenciar o tempo de um projeto. Trata-se da maneira mais eficiente de aumentar a produtividade, uma vez que indica quando uma tarefa tem que ser iniciada e concluída, apresentando um encadeamento lógico e sequencial.
A principal função do cronograma de projeto é assegurar que cada etapa de uma proposta seja entregue no prazo delimitado, evitando que a urgência e os atrasos causem impactos negativos para a empresa.
Talvez, antes de prosseguir a leitura, você queria saber mais sobre o que é um projeto para sanar suas dúvidas sobre o tema.
Quer mais praticidade e organização no seu trabalho? Vamos mostrar agora como você pode fazer um cronograma de projeto perfeito com nosso passo a passo!
Exemplos de cronograma de projeto
Cronograma de marcos
O cronograma de marcos é estruturado em colunas e tem esse nome porque ele lista os marcos, ou milestones, que são os momentos importantes que marcam as etapas do desenvolvimento de um projeto.
Confira um exemplo na imagem abaixo:
Gráfico de gantt
O gráfico de gantt é um tipo de cronograma que fornece o status das atividades em tempo real. Entenda melhor no vídeo abaixo:
Diagrama de rede
O diagrama de rede mostra a interação entre as atividades, ele é muito útil para entender como uma tarefa depende da outra, como na imagem abaixo:
Cada tipo tem suas particularidades, mas todos eles cumprem a mesma função: assegurar que todas as etapas sejam entregues dentro do prazo!
Agora que você já sabe para que serve o cronograma de projetos, aprenda na prática como elaborar um.
Como fazer um cronograma de execução do projeto em 5 passos
Existem várias formas de elaborar o seu próprio cronograma de projeto, como por meio de aplicativos online e planilhas eletrônicas.
Para mais praticidade e segurança, o ideal é que esse recurso faça parte da sua gestão de projetos, ou seja, utilizar um software de gestão de projetos que tenha opções para a construção do cronograma.
Para desenvolver um cronograma de projeto eficiente, é preciso que você:
1. Defina o escopo do projeto
Todo e qualquer projeto é criado a partir da definição do seu escopo. Durante esse processo, você deve determinar o que será feito e o que está fora de questão, quais serão os recursos necessários para executar as ações, o orçamento disponível para tal e a estimativa de tempo para que o escopo seja concluído e entregue com sucesso.
Com um escopo bem estabelecido, o gestor tem mais facilidade para identificar quais serão as etapas da proposta, como a entrega deve ser realizada em cada fase e como essas ações têm que ser executadas.
2. Elabore a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
Após determinar o escopo do projeto, o próximo passo é estruturar as entregas a serem executadas por meio da EAP, cujo conceito é decompor o escopo que compõe a iniciativa, criando entregas menores e mais fáceis de serem gerenciadas.
Nessa etapa, você separa as atividades de nível macro para depois fazer o mesmo com as da categoria micro. Portanto, desmembre-as das maiores para as menores. Faça uma lista incluindo rigorosamente tudo que deve ser feito e entregue enquanto o trabalho está sendo executado.
3. Faça o cronograma de atividades
Feita a EAP, pegue a listagem feita anteriormente e faça uma nova lista, dessa vez, separando e gerenciando as atividades por ordem de importância e execução tendo claro um sequenciamento. Identifique qual é a interdependência entre elas – quando a realização de uma depende da finalização da outra.
Leitura recomendada
Talvez você também se interesse em saber sobre as diferenças entre EAP e cronograma de projetos.
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Para evitar transtorno durante o desenrolar dos processos ou até mesmo o retrabalho, ou seja, ter que repetir uma atividade para consertar erros, é importante deixar bem claro quando uma tarefa depende da outra para ser concretizada. Com isso, todos os colaboradores ficam cientes que se não focarem na sua missão podem prejudicar o colega e a performance geral do projeto.
4. Estime o tempo de duração das atividades
Agora que as atividades do cronograma estão sequenciadas e organizadas, é preciso estimar a duração de cada uma delas. Essa projeção pode ser efetuada com base em projetos semelhantes executados anteriormente ou consulte a sua equipe para determinar de forma precisa quanto tempo cada profissional necessita para realizar a tarefa que está sob a sua responsabilidade.
No entanto, para que a previsão de tempo seja ainda mais precisa, lembre-se de considerar os intervalos entre uma atividade e outra. Essa medida ajuda a preparar a sua equipe para superar possíveis imprevistos.
5. Construa o cronograma
Depois de fazer todo o levantamento das etapas anteriores, chegou o momento de construir o seu cronograma. Se você tem à sua disposição um software de gerenciamento de projetos, essa etapa torne-se muito simples, uma vez que todas as atividades já estão inclusas, e é só gerar o Gráfico de Gantt (ferramenta que supervisiona a execução das tarefas) para acompanhar o desenvolvimento do cronograma.
Porém, se você optar por um aplicativo online ou uma planilha eletrônica, terá que inserir e ordenar todas as informações levantadas. Caso use o Excel, você terá a possibilidade de gerar o Gráfico Gantt, mas antes deverá criar as tabelas e inserir os dados. Apenas dessa maneira é possível seguir a evolução do projeto.
Com os passos listados aqui, você pode construir um cronograma de projeto mais eficaz para a sua empresa. O uso correto desse recurso é primordial para otimizar o gerenciamento do tempo das atividades, como elas serão feitas e, consequentemente, entregar um produto final que satisfação o seu cliente.
Você também pode baixar nosso PDF de cronograma para consultar offline quando quiser:
Benefícios de fazer um cronograma de projeto
Calcula o tempo das atividades
Por meio do cronograma de projeto, o gestor pode estimar quanto tempo será necessário para o desenvolvimento de cada atividade. Dessa forma, o seu planejamento ganha mais confiabilidade, aumentando as chances de torná-lo bem sucedido no geral.
Mostra o desempenho da equipe
Com base nos dados estruturados no cronograma e nas alterações de status efetuadas pela equipe, pode-se apurar quanto tempo está sendo gasto efetivamente para a execução de cada tarefa. Assim, você tem as informações necessárias para avaliar o nível de produtividade do seu time e se é preciso alterar algo para impedir a ocorrência de atrasos.
Suporta alocação de recursos
A partir do uso de um cronograma de projeto bem montado, sabe-se com exatidão quando um colaborador está disponível para executar uma nova atividade, se a equipe está com uma demanda de trabalho adequada à sua capacidade ou se há a necessidade de agregar outros profissionais para conseguir suprir a carga de atividades no prazo estimado.
Aumenta a eficiência geral
Melhora o desempenho da sua equipe por meio da otimização do uso dos recursos disponíveis, o que colabora para aperfeiçoar os resultados gerais do projeto, tornando a sua execução mais eficiente. Tudo isso interfere na qualidade do produto final entregue ao cliente, garantindo o cumprimento do orçamento e do prazo delimitados.
Aprendeu como elaborar um cronograma de projeto? Para se aprofundar mais no assunto, confira nosso texto completo sobre Cronograma Online e conheça as vantagens!
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